Uno de los principales compromisos como organización siempre será brindar un servicio de excelencia al cliente interno más importante, tus colaboradores.
En la actualidad, existe un sinfín de estrategias que puedes implementar para mantener motivados a los colaboradores que integran tu empresa. Dependiendo el ramo o giro empresarial, es el tipo de prestaciones que puedes ofrecer para atraer su atención a ti.
Pero, ¿cuál consideras que es el principal factor que influye en el cuidado de tu personal? Bueno, uno de los principales compromisos que adquieres al contratar a tu equipo de trabajo, es generar el pago correcto y completo de su nómina.
Actualmente, existen programas especializados que te pueden ayudar a autoadministrar esta parte, ahora bien, cada empresa posee distintos lineamientos, por lo que es de suma importancia identificar qué sistema se adapta más a tus necesidades.
Recuerda que la administración correcta de la nómina será tu base para lograr el pago correcto de tus colaboradores, por ello, es importante revisar anticipadamente si se encuentran en algún proceso de trámite o solicitud que tenga un impacto en el periodo nominal que vas a procesar. A este tipo de solicitudes que tienen un impacto en nómina se les conoce como incidencias.
Dado lo anterior, podemos concretar que, para tener una nómina efectiva, hay que gestionar toda incidencia (solicitudes y trámites de tus colaboradores) en tiempo y forma. Al principio puede parecer una tarea difícil, por esto mismo, te compartimos algunas sugerencias que puedes aplicar para comenzar a lograrlo:
1.- Identifica los periodos nominales
Lo principal es tener identificado en qué fechas se espera realizar el pago, es decir, tu periodicidad de pago (si será semanal, catorcenal, quincenal o mensual). Y qué días o periodo de días pagarás.
Si partimos desde ahí, sabremos a qué periodo de fechas pondremos todo nuestro enfoque de revisión y control de nómina.
2.- Conoce las principales incidencias con impacto en la nómina
Ahora bien, dentro de este periodo, ¿qué revisamos? A continuación, te presentamos las principales incidencias que te pueden surgir. Te recomiendo que, una vez validados estos procesos, verifiques que estas incidencias estén registradas dentro de tu nómina, ya que tienen un impacto significativo en las percepciones y deducciones de tu próximo pago.
- Solicitud de vacaciones: Normalmente, este tipo de solicitudes es prevista, dado que se programan con tiempo de anticipación. Sin embargo, asegúrate de tenerlas identificadas en tu registro para su pago correcto.
- Solicitud de permisos: Existen tanto los permisos con goce de sueldo como sin goce de sueldo. Esto será estipulado por cada empresa. Tu responsabilidad será tener el antecedente registrado en el historial del colaborador.
- Trámite de incapacidad: Debido a que las incapacidades son pagadas por el Instituto Mexicano del Seguro Social – siempre y cuando haya sido generado el trámite por el mismo IMSS – es importante que tengas claridad en qué fechas se ausentará tu personal por este motivo, esto, para que los cálculos en tus deducciones de cuotas obrero-patronales sean correctos.
- Trámite de crédito Infonavit: Actualmente, es responsabilidad tanto de la organización como del colaborador, estar por enterados si un integrante dio inicio o está por suspender su crédito con Infonavit. De acuerdo con el artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo, se establece la obligación para el patrón de efectuar las retenciones respecto de los créditos que tengan los trabajadores con el Infonavit.
- Actualización de datos: Puede parecer una tarea bastante sencilla, pero su impacto es de gran magnitud. Te invitamos a mantener en tu sistema de administración la información actualizada de tu personal. Sobre todo, si se trata de un cambio de puesto, salario, su domicilio fiscal, o alguna actualización en su NSS. Cualquier cambio es relevante.
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3.- Registra a tiempo tus incidencias
Ahora que ya conocemos cuál será nuestro principal enfoque de revisión, toca asegurarnos que todas estas solicitudes sean aprobadas en tiempo, es decir, que sean validadas antes de tu cierre nominal. Esto es importante que lo contemples dentro de tus cálculos de percepciones y retenciones finales. Identifica qué periodo pagarás y qué día lo efectuarás para que, por lo menos, te administres a tener lista esta revisión uno o dos días antes de tu cierre.
4.- Transmite en tu organización la importancia de registrar en tiempo sus incidencias
La comunicación juega un papel clave en este proceso. Así como existen programas para la administración de tu nómina, también puedes encontrar en el mercado distintos software para que tus colaboradores registren sus incidencias y automáticamente se canalicen a tu sistema de nómina.
Por supuesto, lo anterior puede ayudarte a optimizar tiempos y agilizar tus procesos. Pero, no está de más externar a todo integrante de tu organización la importancia de realizar y comunicar en tiempo sus incidencias a Recursos Humanos.
El pago correcto de la nómina es una responsabilidad compartida, es tu objetivo transmitir este mensaje a tu audiencia.
5.- Mantente al día
Actualízate continuamente. Si bien, uno de tus objetivos será establecer un proceso para lograr la correcta administración para una nómina efectiva, es bien sabido que los cambios están a la orden del día.
Te recomiendo visitar periódicamente fuentes confiables que te ayuden a conocer los cambios que pueden tener un impacto en tus pagos.
Por ello, te compartimos algunas fuentes donde puedes ver noticias de tu interés:
Recuerda que tu colaborador es lo más importante, el cuidado de su pago está en tus manos. Planifica, organiza y ejecuta tus procesos para brindar un servicio de excelencia. Y aun así, identifica periódicamente tus áreas de mejora en los procesos para tener un control total de tus registros de nómina.
Paola Natalie Osorio Avalos
Ejecutivo de Nómina y Servicios al Personal
Corporativo
