El proceso de alta establece el primer registro del empleado en la base de datos, incluyendo sus datos personales y de contratación. Sin embargo, existen diversos formatos que nos ayudan a que este procedimiento en Sistema TRESS sea más práctico al realizar movimientos de forma masiva.
En Sistema TRESS, se encuentran dos procesos de importación de altas, cada uno con su propio diseño. Aunque ambos son similares, difieren en la información que se debe recopilar.
Proceso 1: Importar Altas de manera completa
Antes de iniciar, se requiere completar un formato específico que se guarda como un archivo de texto delimitado por comas, siguiendo el estándar ASCII. Este formato debe contener fechas en el formato dd/mm/yyyy y la información debe ser capturada según el formato de Altas, que comprende alrededor de 176 campos, incluyendo datos obligatorios y opcionales. El formato de importación necesario debe mantener la siguiente estructura:
Datos de identificación del empleado
Datos de contratación
Datos de organigrama
Otros datos del empleado
Datos personales del empleado
Datos adicionales del empleado y otros datos
En algunos campos, ya sean opcionales u obligatorios, se incluye una nota en la celda que indica el tipo de dato que se debe ingresar en el formato. Esto puede incluir campos que requieran códigos, máscaras de fecha, valores lógicos o numéricos, entre otros.
Toda la información capturada debe ser vaciada en un archivo de texto, siguiendo la estructura previamente mencionada. Los datos deben estar separados por comas y, excepto el número de empleado, todos los demás datos deben estar entre comillas para asegurar una importación exitosa de las altas.
El archivo debe guardarse en un archivo .txt, tipo ANSI, para preservar acentos y caracteres especiales en datos de texto.
Proceso de importación
Para importar altas masivas, el proceso se encuentra en Pestaña Empleado | Movimientos | Otros | Importar Altas
Seleccionar el archivo .txt previamente guardado:
Y validar la información de las altas:
Proceso 2: Importar Altas de manera simplificada
Al igual que en el proceso de Altas, se necesita completar un formato específico para este procedimiento, que debe guardarse como un archivo de texto en formato ASCII delimitado por comas. Las fechas deben estar en el formato dd/mm/yyyy y la información debe ser capturada según el formato de Altas, que consta de alrededor de 36 campos, incluyendo datos obligatorios y opcionales.
El formato de importación requerido debe mantener la siguiente estructura:
Datos de empleado
Datos de contratación
Datos de organigrama
Datos de salario
Este archivo contiene menos información en comparación con el proceso completo de Altas. No obstante, existen otros formatos en procesos adicionales que permiten recopilar información adicional del empleado por separado. Esto agiliza el proceso de altas masivas al reducir la cantidad de información requerida inicialmente. Esto también proporciona al usuario que captura los ingresos la oportunidad de recopilar la información con mayor tranquilidad.
Proceso 2.1: Importar datos personales
Debe mantenerse el formato ASCII delimitado por comas y de tipo ANSI con extensión .txt.
Este proceso permite la importación masiva de la información personal del empleado. Los datos importables son aquellos que se encuentran en la sección Empleados | Datos | Personales en el árbol del sistema. Estos datos son opcionales, lo que significa que pueden ser importados para algunos empleados y no para otros.
La estructura de este formato es la siguiente:
Proceso 2.2: Importar Datos de cuentas
Debe mantenerse el formato ASCII delimitado por comas y de tipo ANSI con extensión .txt.
Este proceso permite la importación masiva de la información de cuentas del empleado. Los datos importables incluyen la Banca electrónica, Tarjeta de Gasolina, Tarjeta de Despensa, Banco y Subcuenta. Estos datos son opcionales, lo que significa que pueden ser importados para algunos empleados y no para otros. Se realiza una validación para evitar la repetición de datos de cuentas existentes de otros empleados en la Banca electrónica, Tarjeta de Gasolina y Tarjeta de Despensa.
La estructura de este formato es la siguiente:
Proceso 2.3: Importar datos médicos
Debe mantenerse el formato ASCII delimitado por comas y de tipo ANSI con extensión .txt.
Este proceso permite la importación masiva de la información médica del empleado. Los datos importables son el Tipo de sangre y las Alergias/Padecimientos.
Estos datos son opcionales, lo que significa que pueden ser importados para algunos empleados y no para otros. Se realiza una validación del tipo de sangre para asegurar que sea un tipo válido. En caso de importar un tipo de sangre separado por espacios, estos son almacenados sin ellos. Por ejemplo, si se importa el tipo A +, el valor importado es A+.
La estructura de este formato es la siguiente:
Proceso 2.4: Importar Experiencia
Debe mantenerse el formato ASCII delimitado por coma y de tipo ANSI con extensión .txt.
Este proceso permite la importación masiva de la información de experiencia del empleado. Los datos importables incluyen el Grado de estudios, Institución, Tipo de Institución, Carrera Terminada, entre otros.
Estos datos son opcionales, lo que significa que pueden ser importados para algunos empleados y no para otros.
La estructura de este formato es la siguiente:
Ventajas y desventajas de cada proceso
Proceso completo
| Ventajas | Desventajas |
| • Se recopila casi toda la información del empleado, lo que brinda la oportunidad de iniciar todos los procesos que requieren los datos del empleado. | • La captura de información puede ser abrumadora por el tiempo necesario para completar el formato. |
Proce simplificado
| Ventajas | Desventajas |
| • Reduce el tiempo necesario para capturar los datos esenciales, agilizando así el proceso de alta. • Al tratarse de archivos separados por procesos, permite la captura e importación de datos después del alta. | • Se recopila información básica para el alta, lo que podría resultar en la omisión de datos importantes que podrían afectar los procesos internos, tanto en el momento del alta como en los demás formatos. |
Recomendación de llenado
Se recomienda capturar tanto los datos obligatorios como los opcionales necesarios para el funcionamiento adecuado. Además, es importante validar las notas de los campos de acuerdo con el tipo de dato que se va a capturar.
En resumen, el formato de altas es el diseño de importación que nos permite recopilar toda la información del empleado, asegurando un registro completo que facilita la realización de casi cualquier proceso que involucre los datos del empleado después del alta.
Si necesitas ayuda con la implementación de este proceso, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. En Grupo Tress Internacional estamos a tu disposición.
Miriam Yazmin Hernández Bárcenas
Ejecutivo de Servicio
Saltillo
