En México no hay un reglamento que obligue al patrón a llevar un control de asistencia, pero existen reglas que clasifican las jornadas de trabajo como diurnas, nocturnas o mixtas y estas deben quedar legalmente establecidas.
Sin embargo, no todos los registros de asistencia se rigen por los horarios de entrada y de salida, pues en muchos casos, deben considerarse otras variables para medir la permanencia del trabajador.
Entre ellas, pueden estar los descansos, vacaciones, feriados obligatorios y ausencias por enfermedad o por otros motivos. Todo esto entra en los registros de prestaciones, beneficios e incidencias y repercute de manera directa en el cálculo de nómina.
Métodos de control de la jornada laboral
Para responder a las necesidades de gestión de las organizaciones, existen varios métodos de control de asistencia aceptados en el país:
1. Hojas de cálculo
Esta fue durante mucho tiempo la principal manera de llevar a cabo el registro de asistencia de personal. Consiste en un fichaje a través de hojas de cálculo físicas o digitales, que es común encontrar en empresas familiares o pymes que van comenzando.
No obstante, además de ser susceptible al error humano, optar por este sistema conlleva riesgos como la pérdida de información, controversias relacionadas con el cálculo de nómina y que no tiene facilidades para registrar debidamente los permisos y otras ausencias.
2. Reconocimiento a través de la huella digital
La adopción de estos sistemas significó una mejora notable en la medición de los tiempos en la jornada laboral, pero representa un alto costo de instalación y gastos adicionales de mantenimiento.
De igual manera, estos checadores demostraron no ser una opción viable para poner en práctica en momentos de una contingencia sanitaria (como la ocurrida en 2020) y tampoco ayudan a medir los descansos y otras variables en la jornada laboral.
3. Soluciones de software y aplicaciones móviles
Contar con un software de Recursos Humanos y una App para el control de la jornada laboral, suponen ventajas competitivas respecto a los dos anteriores, dado que hace posible llevar un control eficiente más allá de la lista de asistencia laboral, permitiendo registrar los tiempos de inicio, pausa y término de cada actividad.
Esto simplifica la experiencia del usuario, elimina el error humano y otorga al departamento de RRHH un registro de asistencia de personal fundamentado, que ofrezca respaldo durante auditorías o en la resolución de controversias.
¿Por qué es indispensable digitalizar la lista de asistencia laboral?
El primer motivo por el que las empresas líderes deciden dar este paso es el respaldo legal frente a la reglamentación que se establece en la Ley Federal del Trabajo. Otras razones son las siguientes:
Mayor productividad
Entender cómo se comporta la plantilla de personal es clave para establecer un mejor control de entradas, salidas y descansos. Esto, además, permite aprovechar al máximo el potencial de los colaboradores y reconocer mediante incentivos a los más presentes en términos de horarios.
Análisis de faltas y reducción del ausentismo
Muchas veces, las causas del ausentismo son por circunstancias particulares del trabajador. En otros casos, pueden originarse con un clima laboral poco saludable, situaciones de acoso o condiciones sobre las que corresponde intervenir.
En este sentido, una solución de recursos humanos con la función de control de asistencia ayuda a detectar patrones para identificar y prevenir o eliminar las causas.
Cálculo de horas extra
Un sistema automatizado es de gran utilidad en industrias que suelen tener horarios rotativos y la frecuente necesidad de que el personal trabaje horas adicionales.
Llevar este control de manera eficiente asegura a los colaboradores una mejor experiencia y recompensa su disponibilidad para cubrir horarios extendidos cuando la demanda de servicios aumenta.
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