Todas las personas físicas y morales obligadas a llevar contabilidad, tenemos que hacerlo según lo ordenado por el Código Fiscal de la Federación. Las pólizas contables sistematizan todos nuestros registros, datos y documentos al respecto.
Es por eso que constituyen la base del sistema contable y permiten construir un registro preciso y confiable, tomar decisiones informadas, determinar la Declaracion de Impuestos Anual y demás obligaciones tributarias. Te invitamos a conocerlas a detalle.
¿Qué es una póliza contable?
Se trata de un documento en el que registramos todas las transacciones financieras (con sus respectivos comprobantes) realizadas en un periodo de tiempo determinado y se conforma de los siguientes elementos:
- Encabezado: aquí presentamos el nombre de la empresa o persona, la fecha o periodo registrado y el número y tipo de póliza contable.
- Cuerpo: número y nombre de la cuenta y subcuenta de cargo y abono, así como los importes en las columnas de “parcial”, “debe”, “haber” y “sumas”.
- Pie: en este espacio presentamos el concepto de la operación y el nombre de la persona que elaboró, revisó, autorizó y registró en diarios y auxiliares.
La póliza puede ser física o digital (generada en un software administrativo), y su objetivo es consolidar la base del sistema contable, es decir, contener la información de las operaciones que luego registraremos en el Libro Diario, Libro Mayor y demás documentos que usamos para generar los estados financieros.
Tipos de pólizas contables
Como lo vimos líneas atrás, en la sección encabezado tenemos que especificar el tipo de documento, pues en el sistema de pólizas contables cada una de ellas permite registrar determinadas cuentas contables y reflejar transacciones específicas. Veamos:
- Póliza de ingresos: en este documento registramos el dinero que entra a la empresa, ya sea en efectivo, cheque o transferencia, por concepto de ventas, inversiones, pago de deudas a favor, etc.
- Póliza de egresos: aquí relacionamos las operaciones del negocio en las cuales hay salidas de dinero de la empresa, sea mediante transferencia, cheque o efectivo. Aplica cuando realizamos inversiones o pagos a proveedores, trabajadores, accionistas, acreedores financieros, etc.
- Póliza de diario: en este documento llevamos el registro de las operaciones internas que no representa un ingreso o egreso de dinero como tal. Por ejemplo, reclasificaciones, movimientos internos entre cuentas y cierres contables.
A su vez podemos clasificar los diferentes tipos de pólizas contables en función de otros factores que permitan una identificación más clara y precisa. Por ejemplo, la póliza por conceptos de nómina se desarrolla teniendo en cuenta los costos de remuneraciones a contabilizar, como sueldo ordinario, horas extras, séptimo día, vacaciones, aguinaldo y bono de asistencia.
¿Cuál es su importancia para las empresas?
Teniendo en cuenta lo que es una póliza contable y después de todo lo revisado es imposible negar su importancia, ya que:
- Son un requerimiento legal para toda persona moral o física que deba llevar una contabilidad.
- Nos permiten consolidar la base de nuestro sistema contable.
- Contienen la información para generar los estados financieros usados para la toma de decisiones.
- Facilitan la presentación de resultados a socios.
- Son una herramienta para la búsqueda de inversionistas y financiamiento crediticio.
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Un software administrativo es la mejor opción para evitar errores de cálculo e ingreso manual de los datos a la hora de realizar la contabilidad de una empresa.
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